多くの企業でさまざまな業務が電子化され、紙によるやり取りが少なくなってきています。一方そのなかでも受発注業務では、まだFAXを用いた紙によるやり取りがなされているケースが見られます。紙による受発注業務には問題点があり、特に紙にこだわる理由がない場合は、積極的に電子化を進めたいところです。
本稿では受発注業務を電子化するメリットや移行ステップ、成功事例などを紹介します。
受発注業務におけるFAXの使用状況とその問題点
昨今、企業ではさまざまな業務で電子化が進んでいます。しかし、受発注業務においてはまだ紙の注文書をFAXでやり取りしているケースも少なくありません。それには、以下のようにさまざまな問題点があります。
- 受け取った紙の注文書や送信後の控えの仕分け作業、入力が必要な場合はその入力作業に手間と時間がかかる。また、手作業であることから人的ミスが生じる可能性がある
- 保管スペースが必要で、その分コストもかかる
- 保管後、必要となった場合に、探し出すのに手間と時間がかかる
- 紙であるため紛失・破損などのリスクがあり、バックアップも取りにくい
- FAX受発注業務をするためには出社が必要で、リモートワークでは対応できず、昨今求められる多様な働き方に対応できない
以上のような多くの問題の解決策となるのが、電子化です。
FAXによる受発注業務を電子化するメリット
受発注業務を電子化することで、次のようなメリットが見込めます。
効率化の実現
紙の場合、振り分け作業には種類ごとの整理や保管場所への運搬などさまざまな作業が発生します。しかし、電子化することで、それらの作業をパソコンやタブレットの画面上で行えるため、大幅な効率化が実現します。
また、システムによる検索機能を利用することで、必要な注文書を簡単に探せるようになります。
持ち運びのできるパソコンやタブレットで処理できるようになるため、作業する場所や時間を選ぶ必要がなくなります。そのためリモートワークにも対応でき、従業員の都合に合わせた多様な働き方に対応することが可能です。電子化により取引情報をデータ化することで、ほかの部署や従業員とも共有可能で、全社的に大幅な業務効率化につながる可能性もあります。
ミス・コストの削減
手入力作業を減らせるため、人的ミス削減が見込めます。また、受発注業務を電子化する際、それに対応するためのシステム・ツールを活用することで、さらなる作業の効率化も可能です。
ミスの削減や作業の効率化を実現できれば、人的コストの抑制につながります。また、電子化により紙代やインク代、保管や管理にかかる費用などのコスト削減も可能です。
セキュリティ向上
電子化することで紙での管理ではなくなるため、紛失や破損のリスクを低減することができます。また、パスワードの設定や二段階認証、アクセス権限の設定などによる高度なセキュリティ対策のもとで管理することが可能です。
紙ベースの業務を電子化するメリットについては、「デジタル化（デジタイゼーション）のメリットとは？紙からの移行ステップや注意点」や「アナログのリスクとは？デジタル化（デジタイゼーション）を進めるためのポイント」も参考になります。ぜひご覧ください。
FAXによる受発注業務を電子化するためのステップ
受発注業務について電子化するには、どのようなステップを踏んでいけばよいでしょうか。通常電子化する際は、まずは、FAXに依存している業務の洗い出しから始めます。
ここでは、すでにFAXに依存している業務が受発注業務であることが明確であるため、それ以降の一般的な移行ステップを紹介します。
従業員への説明・理解を得る
まずは、実際に業務に当たる従業員への説明が必要です。電子化によりこれまでのフローやルールが変わるため、抵抗感を覚える従業員も一定数いるでしょう。受発注業務をFAXで行うことのデメリットや電子化することのメリットを丁寧に説明し、理解を得られるよう努めます。
顧客・取引先への説明・理解を得る
受発注業務は自社内だけで完結するものではなく、顧客・取引先とのやり取りで成り立っているものです。そのため、このあとで紹介する「最初から電子データとしてやり取りする」方法で電子化する場合は、自社だけで電子化を決めることはできず、顧客・取引先の承諾を得る必要があります。
なかには、自社へのフローに変更が加わることに難色を示す顧客・取引先があるかもしれません。顧客・取引先にとっても効率化などのメリットがあることを丁寧に説明し、理解を促しましょう。
ただし、どうしても対応不可の顧客・取引先には無理強いせず、紙で受け取った注文書を自社内でスキャンし電子データ化する方法をとるなど、柔軟に対応することも大切です。
運用ルールの策定
FAXから電子化するにあたって、従来の運用では対応できない部分が生じます。一部運用ルールを変更したり新たな運用ルールを策定したりする必要があります。
策定したルールは従業員に周知し、組織内に浸透させていかなければなりません。
適切なツール・システムの選定
FAXから電子化する方法は、大きく次の2つに分けられます。
- 最初から電子データとしてやり取りする
- 紙の注文書をスキャンして電子データ化する
前者は受発注業務の完全なペーパーレス化を実現し、FAXの電子化によるメリットをより多く享受できます。可能であれば前者の方法を採用するのが、効率化という点においては理想的です。
いずれの方法でも、それを可能にするツール・システムが必要です。既存のもので対応が難しければ、情報を集め、自社に合ったものを選定する必要があります。
選定の際には、自社が必要とする機能があるか、予算内か、使いやすいか、サポート体制はどうか、既存のツール・システムとの連携は可能かなど、多角的な視点でチェックして、最適なものを選んでいきます。
電子データ化した取引情報を、目で確認しながら既存システムへ手入力するような余計な作業を発生させないためにも、新たに導入するツール・システムと既存のものとの連携の能否は、重要なチェックポイントとなります。
社内システムとの連携
FAXによって紙でやり取りしていた取引情報を、いずれかの方法で電子データ化ができたら、そのデータを活用するために、社内の既存ツール・システムと連携させていきます。
FAXから電子化した成功事例
最後に、実際にFAXから電子化し、成功した事例を2つ紹介します。
バーコードスキャンを活用した手軽な商品発注システムの実現
大手消費財メーカーでは、大手企業とはほぼEOS（電子受発注システム）による取引をしていた一方、中小企業とはFAXによる取引が中心でした。そこで、大手企業で活用されているEOSを、中小企業でも採用してもらおうと考えましたが、発生する高額なコストは、中小企業にとっては重荷でした。
そこで開発したのが、バーコードをスマートフォンのカメラでスキャンすることにより商品発注を可能にするシステムです。身近なデジタル機器を使うことで、シンプルでわかりやすく、取引先への負担を軽減させました。そのため、システムは多くの取引先に受け入れられ、FAXによる取引は少なくなってきています。
脱ファクス DXのボトルネック、どう解消？花王グループに学ぶ、取引先とのペーパーレス推進法
紙でのFAX取引からペーパーレスFAXによる取引への変更
この事例の企業では、パンの店舗販売や学校への給食提供をしています。受発注業務はFAXで行っていましたが、仕分けの作業に手間と時間がかかり、担当部署の負担過多や取り違えによる受注漏れなどの問題がありました。その解決策として、受発注システムを導入。
取引先に対し、操作の仕方を含めて丁寧に説明するなどで理解を得、徐々に紙での受発注を減らしていきました。一部取引先の事情によりFAXでの受発注業務が若干は残りましたが、多くの受発注業務の電子化が実現し、業務効率化を実現するとともに、受注漏れによる売り逃しの防止につなげることに成功しました。
受発注業務の効率化のためFAXから電子化を検討しよう
FAXでの受発注業務には、残念ながら多くの問題が指摘されています。受発注業務を電子化すると、その問題を解決し、業務効率化やコスト削減など多くのメリットを享受できます。
FAXでのやり取りを続けなければいけない明確な理由がないのであれば、自社にとってFAXでの受発注に何か問題はないか、不利益はないかなど、一度見直してみるといいかもしれません。
受発注業務の効率化をご検討されるなら、ぜひユーザックシステムにご相談ください。電子化をサポートする、さまざまなシステムをご提供しています。
